So nutzt du KENSA: Deine Anleitung
Mit KENSA erstellst du Formulare, Protokolle oder Checklisten, füllst sie entspannt per Sprache aus und exportierst sie blitzschnell als PDF. So einfach geht’s:
Dokumente erstellen
Du hast zwei Möglichkeiten, ein neues Dokument zu starten:
Ganz neu anfangen – Leeres Dokument erstellen
Tippe im Tab „Dokumente“ auf „Neues leeres Dokument“, wähle ein Formular aus – und los geht’s.
Zeit sparen mit Kopiervorlagen – Dokument aus Kopiervorlage erstellen
Vorlagen sind praktisch, wenn du regelmäßig ähnliche Dokumente ausfüllst. Einmal anlegen, immer wieder verwenden.
- Gehe unten rechts zum Tab „Vorlagen“
- Tippe oben auf „Neue Kopiervorlage erstellen“
- Wähle dein Formular
- Fülle die Felder aus, die immer gleichbleiben
- Tippe auf „Vorlage abschließen“
Beim nächsten Mal tippst du einfach auf „Verwenden“ – das Dokument öffnet sich mit allen vorausgefüllten Werten.
Dokument per Sprache ausfüllen
Das Herzstück von KENSA! Tippe auf das Mikrofon-Symbol (unten rechts), um die Spracheingabe zu starten. Hier sind die wichtigsten Befehle:
Textfeld
„Setze Feldname auf Beispieltext.“
„Setze Feldname auf Das ist ein Beispielsatz.“
Zahlenfelder
„Feldname ist 12“
„Setze Feldname auf 3,5“
Zahlenfelder mit Einheit
„Feldname ist 15,5 Kilometer“
„Setze Feldname auf 15,5 Meter“
„Feldname ist zweieinhalb Zentimeter“
Checkboxen
„Feldname check“ -> ✅
„Feldname erledigt“ -> ✅
„Feldname in Ordnung“ -> ✅
„Feldname anhaken“ -> ✅
„Feldname uncheck“ -> ❌
„Feldname nicht erledigt“ -> ❌
„Feldname nicht in Ordnung“ -> ❌
„Feldname ankreuzen“ -> ❌
„Feldname rot markieren“ -> ❌
„Feldname löschen“ -> ⬜’
Datumsfelder
„Feldname ist 1. Mai. 2025“
„Setze Feldname auf heute/morgen/gestern“
„Feldname ist letzter Freitag“
„Feldname ist dieser Samstag“
Uhrzeitfelder
„Setze Feldname auf jetzt“
„Feldname ist 14:30 Uhr“
„Feldname ist halb drei“
„Feldname ist zehn nach acht“
Fotofelder
„Bearbeite Feldname“
„Mach ein Foto zu Feldname„
Mehrfachauswahl (erkennbar am „Bearbeiten“-Button)
- „Bearbeite Feldname“ → öffnet das Auswahlmenü
- „Option 1, Option 2″ → wählt diese Optionen aus
- „Option entfernen“ → entfernt die Daten aus der genannten Option
- „Speichern“ → schließt das Auswahlmenü
Fotos & Anmerkungen hinzufügen
Du kannst zu jedem Feld (blau oder grau markiert) Details hinzufügen.z.B:
Anmerkungen:
„Anmerkung zu Feldname hinzufügen…“ → Öffnet das Anmerkung-Textfeld.“
Füge zu Feldname die Anmerkung hinzu: Das ist ein Beispielkommentar“ → Fügt den Kommentartext direkt hinzu.
Fotos: Klicke auf das Kamera-Icon oder sag: „Mache hierzu ein Foto“.
In der Kamera-Ansicht, kannst Du sprachgesteuert Fotos machen:
Nutze Befehle wie,
- „Foto aufnehmen“ – macht das Foto
- „Abschließen und speichern“ – speichert es
- „Nochmal“ – neues Foto aufnehmen
- „Blitz einschalten / ausschalten“
- „Abbrechen“ – Kamera schließen ohne Foto
Tabellen ausfüllen
Formulare können in KENSA auch Tabellen enthalten. Sag einfach „Bearbeite [Feldname]“ oder sage „Bearbeite [Tabellenname]“, um zu starten.
Du kannst mit „Nächste Zelle“ oder „Nächste Zeile“ durch die Tabelle springen und Werte direkt diktieren. „Setze [Spaltenname] auf [Wert]“
Mit „Weiter“, „Zurück“, „Nächste Zeile“ oder „Gehe zu Spalte [Name]“ bewegst du dich durch die Tabelle.
Beispiele für Befehle:
- „Setze Zeilenname auf Wert“ / „Setze Spaltenname auf Wert“
- „Weiter“ / „Zurück“ – zur nächsten oder vorherigen Zelle
- „Nächste / Vorherige Zeile“ oder „Nächste / Vorherige Spalte“
- „Gehe zu Zeile Name“ / „Gehe zu Spalte Name“
- „Zeile hinzufügen“ / „Zeile löschen“ (bei flexiblen Tabellen)
- „Anmerkung zu Zeile Name hinzufügen: Text“
- „Foto zu Zeile Name“
- „Fertig“ – Tabellenbearbeitung beenden
Rückgängig machen
- Tippe oben rechts auf „Rückgängig“
- oder sage: „Rückgängig“
Um ein Eintrag Rückgängig zumachen
Im Dokument navigieren
- Tippe ein Feld an
- oder sage:
- „Gehe zu Feldname“
- „Feldname öffnen“
Dokument abschließen
- Tippe oben rechts auf „Abschließen“
KENSA weist dich hin, falls noch Pflichtfelder fehlen.
Diktiermodus
Für Textfelder gibt es einen Diktiermodus – ideal für längere Sätze mit Sonderzeichen oder Anpassung der Eingaben.
- Text einfügen: „Leichte Rostentwicklung an der Kante“
- Sonderzeichen: „Klammer auf einfügen“
- „Gehe in den Buchstabiermodus“ – für einzelne Buchstaben (z. B. NATO-Alphabet: „Alfa, Bravo, Charlie“) *
- „Gehe in den Eingabemodus“ – zurück zum normalen Diktat
- „3 Wörter löschen“ – löscht die letzten 3 Wörter
- „Ersetze ‚kaum‘ durch ‚Baum'“ – korrigiert falsch erkannte Wörter
- „Speichern“ – Text übernehmen
- „Abbrechen“ – ohne Speichern beenden
*Alles gesagte wird als Buchstaben interpretiert, hier muss also aufgepasst werden, dass nichts Ungewolltes gesprochen wird.
Dokument exportieren
Als PDF speichern Im Tab „Dokumente“ tippst du auf „PDFs exportieren“. Die Dateien landen automatisch im Ordner Dokumente / KENSA auf deinem Gerät. Du kannst alle Dokumente oder eine über die Suche und die Filterfunktion getroffene Auswahl als PDF exportieren.
PDFs teilen Über „Alle PDFs teilen“ im Menü oben rechts werden alle Dokumente als ZIP-Datei verpackt. Du kannst sie dann direkt per E-Mail verschicken, in einen Cloud-Speicher (z. B. Google Drive, Dropbox) hochladen oder mit einer Dateimanager-App öffnen.